Verkauf von Dienstleistungsunternehmen: Fallstudie PrimeCare Facility Services AG – der Weg zur Marktführerschaft & der strategische Exit

Die Geschichte der PrimeCare Facility Services AG ist eng mit der wirtschaftlichen Entwicklung des Kantons Zürich verknüpft. Als Stefan Frei* vor über einem Vierteljahrhundert den Grundstein legte, war der Markt für Hauswartungen noch stark von Einzelmasken geprägt. Frei erkannte jedoch früh, dass Immobilienverwaltungen nach einem „Single Point of Contact“ suchten – einem Partner, der nicht nur den Rasen mäht, sondern auch die komplette Reinigung inklusive kleinerer Notfälle übernimmt. Diese Service-Mentalität führte dazu, dass die PrimeCare organisch wuchs und sich von einem kleinen Reinigungsbetrieb zu einem Full-Service-Provider entwickelte.

Was die PrimeCare von der Masse abhob, war die kompromisslose Investition in die Ausbildung der Mitarbeitenden. In einer Branche, die oft mit hoher Fluktuation kämpft, schuf Frei eine Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung und kontinuierlicher Weiterbildung basierte. Faktoren wie die langfristige Bindung qualifizierter Mitarbeiter, die Erfahrung des Teams und ein etabliertes Netzwerk sind entscheidendes Kapital für den Unternehmenswert. Dies war ein wichtiger Faktor für die spätere Bewertung, da potenzielle Käufer im Dienstleistungssektor primär „Köpfe und Verträge“ kaufen.

*Die dargestellten Inhalte basieren auf tatsächlichen Mandaten, wobei alle sensiblen Informationen anonymisiert wurden.

Nach der Übertragung von Verträgen besteht jedoch häufig eine Abhängigkeit von Schlüsselpersonen, wodurch die Kundenbindung unsicher wird, wenn langjährige Verträge an den Unternehmer gebunden sind. Zudem ist das Wissen und Know-how des Gründers oft schwer übertragbar, was für Käufer ein nicht zu unterschätzendes Risiko darstellt. Fachkräfte wollen nach einem Verkauf häufig nicht bleiben, was den Wert des Unternehmens zusätzlich mindern kann.

Die tiefe regionale Verankerung bedeutete zudem, dass die Wege kurz und die Reaktionszeiten minimal waren – ein Asset, das in Zeiten von Outsourcing und Anonymisierung grosser Facility-Management-Konzerne immer wertvoller wurde. Unternehmerinnen stehen beim Verkauf ihres Dienstleistungsunternehmens vor besonderen Herausforderungen und sollten den Prozess daher besonders strukturiert angehen, um typische Fehler zu vermeiden.

Trotz des anhaltenden Erfolgs stand Stefan Frei vor der klassischen Herausforderung vieler Schweizer-KMU-Besitzer. Mit dem Erreichen des 60. Lebensjahres stellte sich die Frage der langfristigen Sicherung des Unternehmens. Bereits zu diesem Zeitpunkt sind Überlegungen zur Planung, Zielsetzung und Strategie für die Unternehmensübergabe entscheidend. Unternehmer sollten mindestens drei bis fünf Jahre vor dem geplanten Verkaufszeitpunkt mit der Vorbereitung beginnen, um alle Optionen und steuerlichen Vorteile optimal zu nutzen.

Die Herausforderungen bei der Nachfolge erfordern eine klare Definition der Ziele und eine langfristige Strategie in der Planung. Individuelle Lösungen sind notwendig, um die Nachfolge und den Verkauf erfolgreich zu gestalten und auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmers einzugehen. Frei wollte nicht warten, bis gesundheitliche Probleme oder nachlassender Elan den Verkaufserfolg gefährdeten. Er wollte aus einer Position der Stärke heraus agieren.

Ein besonderer Fokus lag dabei auf der technologischen Transformation. Die Branche steht vor einem gewaltigen Umbruch durch „PropTech“ (Property Technology). Sensorgesteuerte Reinigung, prädiktive Wartung von Heizungsanlagen und digitale Begehungsprotokolle sind heute keine Spielerei mehr, sondern Effizienztreiber. Frei realisierte, dass er für diesen nächsten grossen Sprung entweder massiv selbst investieren oder einen Partner finden musste, der dieses Know-how bereits mitbrachte. Sein Ziel war es, jemanden zu finden, der die PrimeCare als Plattform nutzt, um diese Innovationen flächendeckend im Kanton Zürich und darüber hinaus auszurollen.

Im Verkaufsprozess zeigte sich schnell, dass die PrimeCare eine äusserst attraktive Braut im Markt war. Das liegt vor allem an der hohen Planbarkeit des Geschäftsmodells. Im Gegensatz zu reinen Projektbetrieben, die jeden Monat bei Null beginnen, basiert der Erfolg hier auf wiederkehrenden Erträgen aus festen Wartungsverträgen. Wie bei anderen Mandaten war es entscheidend, die richtigen potenziellen Investoren zu kontaktieren, welche das Potenzial erkennen. Wir richteten den Fokus von Anfang an breit aus, da der lokale Markt oft durch persönliche Befangenheiten eingeschränkt sein kann, während internationale oder überregionale Investoren einen strategischen Blick auf die Skalierbarkeit werfen.

Eine breite Käufersuche erhöht die Chancen, den idealen Nachfolger zu finden und einen optimalen Preis zu erzielen. Besonders durch die Nutzung eines starken Netzwerks lassen sich qualifizierte Kaufinteressenten identifizieren, was den Verkaufsprozess deutlich erfolgreicher macht. Während des gesamten Verkaufsprozesses sind Diskretion und Vertraulichkeit essenziell, um Unsicherheiten bei Mitarbeitern und Kunden zu vermeiden. Daher empfiehlt es sich, frühzeitig Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) mit potenziellen Kaufinteressenten abzuschliessen.

Die Käufersuche gestaltete sich intensiv. Es reichte nicht aus, nur die üblichen Verdächtigen der Branche anzugehen. Wir suchten nach Käufern, die Synergien suchten – etwa Private-Equity-Häuser, die bereits im Bereich Gebäudetechnik investiert waren. In dieser Phase ist eine professionelle Unterstützung bei der Käufersuche besonders wertvoll, da sie hilft, einen Anforderungskatalog für potenzielle Käufer zu erstellen und so den Auswahlprozess zu vereinheitlichen und Zeit zu sparen.

Die Preisfindung war das Herzstück der Verhandlungen. In der Welt der M&A (Mergers & Acquisitions) wird oft der EBITDA-Multiple als Goldstandard herangezogen. Doch bei PrimeCare ging die Analyse tiefer. Wir führten eine sogenannte „Normalisierung“ der Ergebnisse durch. Dabei wurden einmalige Kosten, die nur unter der Führung von Stefan Frei anfielen (z. B. Sponsoring des lokalen Sportvereins oder private Fahrzeugkosten), herausgerechnet, um dem Käufer ein realistisches Bild der zukünftigen Ertragskraft zu vermitteln.

Eine professionelle Unternehmensbewertung ist dabei unerlässlich, um einen realistischen Verkaufspreis zu ermitteln. Externe Spezialisten wie M&A-Berater oder Wirtschaftsprüfer sorgen für eine neutrale und fundierte Einschätzung des Unternehmenswerts. Verschiedene Faktoren wie Marktposition, Kapital in Form von erfahrenen Mitarbeitern und dokumentiertem Wissen sowie die Erfahrung des Managements beeinflussen massgeblich den Unternehmenswert und damit den Verkaufspreis.

Die steuerliche Optimierung spielt ebenfalls eine zentrale Rolle beim Unternehmensverkauf und sollte frühzeitig in die Planung einbezogen werden. Unternehmer können aufgrund emotionaler Bindungen dazu neigen, den Wert ihres Unternehmens zu überschätzen. Gut dokumentierte, skalierbare Prozesse sind ein wichtiger Faktor, da sie zeigen, dass das Unternehmen auch ohne den Gründer funktioniert. Positive Branchenentwicklungen und Wachstumsaussichten erhöhen zudem die Kaufbereitschaft potenzieller Käufer.

Ein wesentlicher Werttreiber war der „Customer Lifetime Value“ (CLV). Wir konnten nachweisen, dass die durchschnittliche Kundenbeziehung bei PrimeCare über 12 Jahre dauerte. In einer Welt, in der Verträge oft jährlich neu ausgeschrieben werden, ist eine solche Loyalität Gold wert. Dies mindert das Risiko des Käufers massiv und rechtfertigt einen höheren Multiple. Zudem floss die Qualität des Maschinenparks in die Bewertung ein. Da Frei stets in modernste, emissionsarme Fahrzeuge und Reinigungsgeräte investiert hatte, gab es keinen Investitionsstau – der Käufer konnte ab Tag eins „voll durchstarten“.

Ein Aspekt, der in rein sachlichen Berichten oft zu kurz kommt, ist die emotionale Komponente. Stefan Frei war PrimeCare. Jedes Fahrzeugdesign, jedes Logo und jeder wichtige Kunde trugen seine Handschrift. Beim Verkauf von Dienstleistungsunternehmen treten jedoch häufig emotionale Herausforderungen und typische Fehler auf, etwa beim Loslassen des eigenen Lebenswerks oder bei der Nachfolgeplanung. Gerade in dieser Phase ist es essenziell, sich der möglichen Fehler bewusst zu sein und gezielt Tipps zur Bewältigung dieser Herausforderungen zu nutzen.

Während des gesamten Prozesses war es wichtig, dass er aktiv und professionell unterstützt wurde, um Fehler zu vermeiden und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Professionelle Unterstützung hilft dabei, den Verkaufsprozess optimal zu gestalten und Lösungen für individuelle Herausforderungen zu finden. Ein strukturierter Prozess hilft dem Verkäufer, die nötige Distanz zu gewinnen. Durch die professionelle Begleitung konnte er sich weiterhin auf das Tagesgeschäft konzentrieren und wusste doch immer, wo wir in den Verhandlungen standen.

Wir führten mehrere Gesprächsrunden mit potenziellen Käufern, bei denen es primär um den „Cultural Fit“ ging. Es gab Angebote, die finanziell attraktiv waren, aber eine Zerschlagung des Teams oder eine radikale Umbenennung der Marke vorsahen. Frei entschied sich letztlich für einen Investor, der die PrimeCare als eigenständige Marke erhalten und das Management-Team vor Ort stärken wollte. Dies war ihm besonders wichtig, da er sicherstellen wollte, dass sein Unternehmen „in guten Händen“ ist.

Der „Closing“-Tag war der Höhepunkt einer fast einjährigen intensiven Arbeit. Die gefundene Lösung hat die hohen Erwartungen des Verkäufers sogar übertroffen. Es wurde vereinbart, dass Stefan Frei für eine Übergangszeit von 18 Monaten als Berater an Bord bleibt. Dies stellt sicher, dass das implizite Wissen – also die kleinen Details über die Vorlieben der langjährigen Kunden – sauber transferiert wird. Die Unternehmensübergabe ist ein zentraler Schritt im Verkaufsprozess, bei dem professionelle Nachfolgeregelungen entscheidend für eine erfolgreiche Nachfolge sind.

Unsere Dienstleistungen bieten massgeschneiderte Lösungen für die Planung, Organisation und Umsetzung der Nachfolge und Übergabe, um den Unternehmensverkauf effizient und sicher zu gestalten.

Die Nachfolgeregelung hat optimal funktioniert, weil sie nicht nur als Finanztransaktion, sondern als strategische Neuausrichtung verstanden wurde. PrimeCare ist heute Teil einer grösseren Gruppe, profitiert von deren digitaler Infrastruktur und zentralem Einkauf, behält aber den lokalen Charme und die Qualität, die Stefan Frei über Jahrzehnte aufgebaut hat.

„Der Verkauf meines Unternehmens war der wahrscheinlich wichtigste geschäftliche Schritt meines Lebens. Ich fühlte mich während des gesamten Nachfolgeprozesses aktiv und professionell unterstützt. Die langjährige Erfahrung der Berater hat mir geholfen, auch komplexe Herausforderungen souverän zu meistern. Besonders wertvoll war für mich das strukturierte Vorgehen und die kreative Herangehensweise, die schliesslich zu einer individuellen Lösung führten, die weit über das hinausging, was ich mir allein zugetraut hätte. Die massgeschneiderten Dienstleistungen und modularen Lösungen haben den Verkaufsprozess erheblich erleichtert. Ich bin froh, dass die PrimeCare nun die Ressourcen hat, um in der digitalen Welt zu bestehen, während ich mich neuen persönlichen Projekten widmen kann.“

Stefan Frei, Gründer PrimeCare Facility Services AG