Vorsorgeauftrag für Unternehmer | Firma absichern

Ein Unfall, ein Schlaganfall, eine fortschreitende Erkrankung und plötzlich fehlt in Ihrer Firma die eine Unterschrift, an der alles hängt. Der Vorsorgeauftrag ist das Instrument, mit dem Sie für diesen Fall selbst bestimmen, wer Ihre Angelegenheiten übernimmt. Für Unternehmerinnen und Unternehmer greift er allein aber zu kurz: Er regelt Ihre persönlichen und finanziellen Belange, nicht automatisch die Handlungsfähigkeit Ihres Betriebs.

Dieser Artikel zeigt die allgemeinen Voraussetzungen, Formvorschriften und Aufgabenbereiche – und danach die spezifischen Fragen, die sich für Inhaber einer Einzelfirma, GmbH oder AG stellen. Mit Checkliste für die Vorbereitung und einem Blick darauf, wo der Vorsorgeauftrag endet und die Nachfolgeplanung beginnt.

Freitagmorgen, 7 Uhr. Der Inhaber eines Zürcher Sanitärbetriebs mit 14 Mitarbeitenden liegt nach einem Sturz von der Leiter im Spital, künstliches Koma. Am selben Tag ist der Lohnlauf fällig. Die Buchhalterin hat Zugriff auf das E-Banking – aber keine Zeichnungsberechtigung. Die Bank sperrt die Konten, sobald sie von der Urteilsunfähigkeit erfährt. Die Ehefrau ruft an und hört, dass ihr Vertretungsrecht für Geschäftskonti nicht ausreicht.

Hand aufs Herz: Wie viele Unterschriften braucht es in Ihrer Firma, damit ein Zahlungsauftrag rausgeht? Wenn die Antwort «eine und zwar meine» lautet, haben Sie ein Klumpenrisiko, das nichts mit Umsatz oder Auftragsbestand zu tun hat.

Der Vorsorgeauftrag ist die Antwort auf einen Teil dieses Problems. Er ist seit dem Erwachsenenschutzrecht von 2013 das zentrale Instrument der persönlichen Vorsorge in der Schweiz und verhindert, dass eine Behörde für Sie entscheidet. Aber er ist nur ein Teil der Antwort. Den anderen Teil regeln Sie im Handelsregister und bei Ihrer Bank – und zwar idealerweise heute, nicht erst im Ernstfall.

Die Zahlen zeigen, wie real dieses Szenario ist. Per Ende 2023 bestand in der Schweiz für 154'981 Menschen eine Schutzmassnahme der Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde – 5'516 Personen mehr als im Vorjahr, zwei Drittel davon Erwachsene.¹ Die Fallzahlen im Erwachsenenschutz steigen seit Jahren, unter anderem wegen der Alterung der Bevölkerung.

Gleichzeitig hat nur eine Minderheit vorgesorgt. Repräsentative Erhebungen zum Erwachsenenschutzrecht zeigten bereits wenige Jahre nach dessen Einführung, dass rund jede achte befragte Person einen Vorsorgeauftrag erstellt hatte.² Bei Unternehmerinnen und Unternehmern dürfte die Quote kaum höher liegen. Die Erfahrung aus unserer Beratungspraxis deckt sich mit diesem Bild.

Für Sie als Inhaber heisst das: Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie vor der Nachfolgeregelung von einer Urteilsunfähigkeit betroffen sind, ist deutlich höher als die meisten annehmen. Und anders als bei einer Privatperson trifft der Ausfall nicht nur Sie und Ihre Angehörigen, sondern Mitarbeitende, Lieferanten, Kunden und den Wert des Unternehmens selbst. Wer sich mit der Übergabe seines Lebenswerks befasst – ob über unseren Branchenreport oder im direkten Gespräch – stösst früher oder später auf dieselbe Frage: Ist dieser Betrieb ohne den Inhaber lebensfähig?

Ein Vorsorgeauftrag beantwortet diese Frage nicht. Aber er sorgt dafür, dass sie nicht von der KESB beantwortet wird.

Drei Dokumente werden regelmässig verwechselt. Die Abgrenzung ist einfach, sobald man sie einmal sauber vor sich hat.

Ein Vorsorgeauftrag regelt persönliche und finanzielle Vertretung. Eine Patientenverfügung betrifft medizinische Entscheidungen. Eine Vollmacht wirkt sofort, kann aber genau dann erlöschen, wenn Sie sie am dringendsten brauchen. Beide erstgenannten Dokumente fördern die Selbstbestimmung im Ernstfall – sie ergänzen sich, sie ersetzen sich nicht.

Die Struktur gibt das Gesetz vor. Art. 360 ff. ZGB teilt den Vorsorgeauftrag in drei Aufgabenbereiche – wer welchen übernimmt, entscheiden Sie.

Personensorge. Betreuung, Wohnsituation, medizinische Belange, das Öffnen der Post. Alles, was Ihren Alltag betrifft. Hier gehört eine Vertrauensperson hin, die weiss, ob Sie lieber zu Hause gepflegt werden möchten oder nicht. Eine Treuhandgesellschaft kann das schlecht beurteilen – deshalb kommt für diesen Bereich in der Praxis nur eine natürliche Person infrage.

Vermögenssorge. Einkommen, Steuererklärung, Liegenschaften, Beteiligungen, laufende Vermögensverwaltung. Diesen Bereich dürfen Sie auch an eine juristische Person übertragen, etwa an Ihr Treuhandbüro oder eine Anwaltskanzlei. Viele Unternehmer tun genau das: Der Treuhänder kennt die Zahlen ohnehin und steht nicht unter emotionalem Druck.

Vertretung im Rechtsverkehr. Verträge abschliessen und kündigen, mit Behörden korrespondieren, gegenüber Dritten auftreten, sämtliche Vertretungshandlungen, die zur Erfüllung des Auftrags nötig sind. Klingt nach dem trockensten der drei Bereiche. In der Praxis passiert hier am meisten – von der Krankenkasse über den Mietvertrag bis zur Kündigung eines Leasingvertrags.

Ein vollständiger Vorsorgeauftrag sollte alle drei Aufgabenbereiche abdecken. Sie können für jeden Bereich eine andere Person einsetzen – bei Unternehmern oft sinnvoll: die Partnerin für die Personensorge, der Treuhänder für die Vermögenssorge.

Die Aufgaben und Befugnisse der Vertretungsperson können im Vorsorgeauftrag individuell festgelegt werden. Nutzen Sie das. Ein Dokument, das nur «meine Angelegenheiten» nennt, lässt die beauftragte Person im Ernstfall raten – und die Erwachsenenschutzbehörde nachfragen.

Die Vertretungsperson muss handlungsfähig sein, für die Aufgabe geeignet und den Auftrag annehmen. Sie kümmert sich um persönliche, finanzielle und rechtliche Belange – je nachdem, was Sie ihr zuweisen. Die Ernennung einer Vertretungsperson muss im Vorsorgeauftrag ausdrücklich festgehalten werden; ein mündliches «das macht dann mein Sohn» hat keine Wirkung.

Eine stellvertretende Vertretungsperson sollte ebenfalls benannt werden. Ersatzbeauftragte gehören in jeden Vorsorgeauftrag, falls die Hauptperson ausfällt, den Auftrag ablehnt oder – bei Ehepartnern statistisch relevant – gleichzeitig mit Ihnen verunfallt. Fehlt eine Ersatzregelung, trifft genau das ein, was Sie vermeiden wollten: Im Falle einer Urteilsunfähigkeit kann ohne wirksamen Vorsorgeauftrag die KESB eine Beistandsperson einsetzen.

Der Vorsorgeauftrag deckt medizinische Massnahmen nur mittelbar ab. Die Patientenverfügung entlastet Angehörige von Entscheidungen, die sonst am Krankenbett unter Zeitdruck fallen müssen. Sie halten darin fest, welchen Behandlungen Sie zustimmen und welche Sie ablehnen. Formal genügt Schriftform mit Datum und Unterschrift – handschriftlich muss sie nicht sein.

Wie so oft gilt: Beide Dokumente gehören zusammen abgelegt, idealerweise in einer Vorsorgemappe, zu der Ihre Vertrauensperson Zugang hat.

Bei der Errichtung scheitern erstaunlich viele Dokumente an Formalien. Die Voraussetzungen sind eng – und ein formungültiger Vorsorgeauftrag ist im Ernstfall nichts wert.

Der Auftraggeber muss volljährig und urteilsfähig sein. Die Urteilsfähigkeit im Zeitpunkt der Erstellung ist Voraussetzung für die Gültigkeit. Wer erst nach einer beginnenden Demenzdiagnose zum Notar geht, riskiert, dass das Dokument später angefochten wird.

Ein Vorsorgeauftrag muss handschriftlich oder notariell beurkundet sein. Konkret: Entweder Sie schreiben ihn von Anfang bis Ende von Hand, versehen ihn mit Ort, Datum und Ihrer Unterschrift – oder eine Notarin beziehungsweise ein Notar errichtet ihn als öffentliche Urkunde. Ein am Computer geschriebenes und unterschriebenes Dokument ist ungültig. Änderungen im Vorsorgeauftrag müssen ebenfalls in einer der beiden Formen erfolgen; handschriftliche Ergänzungen auf einer beurkundeten Fassung genügen nicht.

Für Unternehmer empfehlen wir die öffentliche Beurkundung. Der Grund ist praktischer Natur: Sobald Anordnungen zu Beteiligungen, Stimmrechten oder Zeichnungsberechtigungen dazukommen, wird das Dokument zu lang und zu technisch, um es fehlerfrei von Hand zu schreiben.

Ein Vorsorgeauftrag kann jederzeit widerrufen werden – in einer der Errichtungsformen oder durch Vernichtung der Urkunde. Prüfen Sie ihn alle drei bis fünf Jahre, insbesondere nach Scheidung, Todesfall im engsten Umfeld oder Veränderungen in der Beteiligungsstruktur.

Das beste Dokument nützt nichts, wenn es niemand findet. Sie können die Tatsache der Errichtung und den Hinterlegungsort beim Zivilstandsamt in das Personenstandsregister eintragen lassen. Die Erwachsenenschutzbehörde fragt dort im Ernstfall ab. Der Eintrag kostet wenig und schliesst die häufigste Lücke überhaupt.

Informieren Sie zusätzlich Ihre beauftragte Person, Ihren Treuhänder und – bei einer AG oder GmbH – das Präsidium des Verwaltungsrats über den Aufbewahrungsort.

Der Vorsorgeauftrag tritt bei Urteilsunfähigkeit in Kraft – aber nicht automatisch. Die KESB validiert den Vorsorgeauftrag bei Urteilsunfähigkeit: Sie prüft, ob die Urteilsunfähigkeit tatsächlich eingetreten ist, ob das Dokument formgültig errichtet wurde und ob die beauftragte Person geeignet ist. Erst danach stellt sie eine Urkunde aus, welche die Befugnisse ausweist.

Rechnen Sie mit mehreren Wochen bis Monaten für diese Validierung – abhängig von Kanton, medizinischer Abklärung und Komplexität. Genau hier entsteht für Unternehmen das eigentliche Problem.

Jetzt zu den Fragen, die in den meisten Ratgebern fehlen. Die Antwort hängt stark von der Rechtsform ab.

Einzelfirma: Hier ist der Ausfall am gravierendsten. Nur der Inhaber ist zeichnungsberechtigt, Firma und Person sind rechtlich identisch. Ohne Vorkehrung steht der Betrieb still: keine Zahlungen, keine Vertragsunterzeichnungen, keine Offerten. Ein Lösungsweg, den die Praxis kennt: Sie ermächtigen die vorsorgebeauftragte Person im Vorsorgeauftrag ausdrücklich, sich als Prokuristin mit Einzelzeichnungsrecht ins Handelsregister eintragen zu lassen.³

GmbH und AG: Der operative Betrieb läuft weiter, sofern weitere Organe oder zeichnungsberechtigte Personen eingetragen sind. Blockiert sind Ihre Rechte als Gesellschafter oder Aktionär. Ohne eigene Vorkehrungen muss die KESB einen Beistand ernennen, der Sie an der Generalversammlung vertritt – Ihrer Ehefrau oder Ihren Nachkommen steht diese Befugnis von Gesetzes wegen nicht zu.⁴ Im Vorsorgeauftrag bestimmen Sie stattdessen selbst, wer Ihre Aktionärsrechte ausübt, und erteilen dieser Person Weisungen: zur Wahl von Verwaltungsräten, zur Dividendenpolitik, zu Zeichnungsberechtigungen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Alleinaktionär ist zugleich einziges Mitglied des Verwaltungsrats. Fällt er aus, kann niemand einen neuen Verwaltungsrat wählen – ausser der von ihm bestimmte Vorsorgebeauftragte. Ohne Vorsorgeauftrag entscheidet ein behördlich eingesetzter Beistand über die Zukunft Ihres Unternehmens.

Und hier der Punkt, den kaum jemand kennt: Eine gewöhnliche Vollmacht erlischt nach Art. 35 OR mit dem Verlust der Handlungsfähigkeit, sofern nichts anderes bestimmt ist. Die Bankvollmacht, auf die Ihre Buchhalterin sich stützt, kann also genau im Moment der Urteilsunfähigkeit wegfallen.

Zwei Konsequenzen für die Praxis:

Erstens: Lassen Sie in Vollmachten ausdrücklich festhalten, dass sie über die Urteilsunfähigkeit hinaus gelten. Sprechen Sie das mit Ihrer Bank durch – die Institute haben dafür eigene Formulare.

Zweitens, und wichtiger: Setzen Sie nicht auf Vollmachten, sondern auf Organvertretung. Ein zweites Mitglied im Verwaltungsrat, eine Kollektivunterschrift zu zweien, eine im Handelsregister eingetragene Prokura – diese Vertretungsbefugnisse hängen nicht an Ihrer Urteilsfähigkeit. Sie überbrücken exakt jene Wochen, in denen die Erwachsenenschutzbehörde KESB noch validiert.

Die Faustregel lautet: Wenn in Ihrer Firma nur eine einzige Person effektiv unterschriftsberechtigt ist, ist das Problem organisatorischer Natur – und organisatorisch schneller gelöst als über jedes Vorsorgedokument.

Standardvorlagen von Amtsnotariaten und Fachorganisationen decken die persönliche Vorsorge ab – Betreuung, Vermögen, Rechtsverkehr. Was sie nicht enthalten, sind die Anordnungen, die Ihre Firma handlungsfähig halten. Die folgenden vier Bausteine bringen Sie zum Gespräch mit Ihrer Notarin oder Ihrem Notar mit.

Ermächtigung zur Eintragung im Handelsregister (Einzelfirma).

«Die vorsorgebeauftragte Person ist ermächtigt, sich selbst oder eine von ihr bezeichnete geeignete Person als Prokuristin oder Prokurist mit Einzelunterschrift für mein Einzelunternehmen [Firma, CHE-Nummer] im Handelsregister eintragen zu lassen (Art. 458 ff. OR).»

Ausübung der Gesellschafter- und Aktionärsrechte.

«Die vorsorgebeauftragte Person vertritt mich in sämtlichen Belangen meiner Beteiligung an der [Firma, CHE-Nummer], insbesondere an der Generalversammlung, bei der Ausübung des Stimmrechts sowie bei Zustimmungserklärungen ausserhalb einer Versammlung.»

Weisungen zur Unternehmensführung.

Halten Sie fest, was Ihnen inhaltlich wichtig ist: ob der Betrieb weitergeführt oder bei längerer Urteilsunfähigkeit verkauft werden soll, wen die vorsorgebeauftragte Person in den Verwaltungsrat wählen soll, und ob sie vor weitreichenden Entscheiden eine bestimmte Vertrauensperson beiziehen muss. Je konkreter Ihre Wünsche, desto weniger muss die KESB im Ernstfall auslegen.

Zugang zu Geschäftskonti und Systemen.

«Die vorsorgebeauftragte Person ist ermächtigt, gegenüber sämtlichen Banken und Finanzinstituten über die Geschäftsbeziehungen meines Unternehmens Auskunft zu verlangen und die erforderlichen Zeichnungs- und Zugriffsberechtigungen zu regeln.»

Diese Formulierungen sind Denkanstösse, keine Rechtsberatung. Lassen Sie den Vorsorgeauftrag von einer Notarin oder einem Notar beurkunden – gerade bei Beteiligungen wiegt die Formgültigkeit schwerer als die Gebühr.

Ein Vorsorgeauftrag kostet Sie einen Nachmittag und ein paar hundert Franken beim Notar. Er verhindert, dass eine Behörde über Ihr Lebenswerk entscheidet, und er gibt Ihren Angehörigen Handlungsfähigkeit in einem Moment, in dem sie ohnehin genug zu tragen haben.

Was er nicht leistet: eine Antwort auf die Frage, wohin Ihr Unternehmen langfristig gehört. Der Vorsorgeauftrag regelt den ungeplanten Fall. Die Nachfolge regelt den geplanten. Wer beides sauber trennt, gewinnt bei beidem – denn dieselben Strukturen, die Ihre Firma im Ernstfall handlungsfähig halten, erhöhen später auch ihren Verkaufswert. Ein Betrieb mit zweiter Führungsebene, dokumentierten Prozessen und verteilten Zeichnungsberechtigungen ist für jeden Käufer deutlich mehr wert als einer, der an einer Person hängt.

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